Cómo organizar nuestra cuenta de correo de Gmail con etiquetas

Nota: Estas dos próximas no podré contestar emails. Lo haré a partir del día 18.
Hoy toca otro post invitado...

Que ya me vale por cierto, porque la pobre Luz hace siglos que me lo envió pero por una cosa o por otra no me cuadraba... :( (lo siento Luz, ¡y mil millones de gracias por el post!)

Por cierto, si alguna de vosotras se quiere sumar a la tendencia, ya sabéis que mi blog estará encantado de teneros por aquí :)

Luz es la autora del blog A la búsqueda de cosas bonitas, pero en su trabajo una de las cosas que hace es formar a la gente sobre el uso de Gmail, así que... aquí está contándonos un truqui.

Viene a contaros un truquito de Gmail genial para organizarnos mejor y aprovechar nuestro tiempo.

Nota: Este es un post invitado. No está escrito por mí, pero me ha parecido interesante compartirlo en Personalización de Blogs.

POST INVITADO

Un día, Blanca se “quejaba” de lo difícil que era para ella gestionar su buzón de correo, entre las consultas que recibe y demás. Y como buena parte de mi trabajo consiste en impartir formaciones sobre Gmail, me pudo la deformación profesional y le comenté algunos trucos. Y de ahí, surgió la idea de escribir un post invitado.... que os podéis imaginar la ilusión que me hace poder colaborar en este blog.

Bien, la solución para organizar nuestro correo está en utilizar las etiquetas y los filtros de Gmail.
Pero primero, ¿qué son las Etiquetas? Según la ayuda oficial de Google:

Las etiquetas te permiten organizar tus mensajes por las categorías que tú elijas: trabajo, familia, tareas pendientes, para leer luego, chistes, recetas, etc. Las etiquetas cumplen todas las funciones de las carpetas, pero con una ventaja más: puedes añadir varias a un mensaje.

Es decir, que nos sirven para categorizar nuestros correos. Y además, tienen más flexibilidad que las carpetas, porque hay veces que un correo podría ser de dos temas distintos: manualidades y costura, por ejemplo.... ¿Dónde lo coloco?

Cuando doy una formación de Gmail, el ejemplo que pongo siempre es: en nuestra vida diaria, utilizamos armarios, cajones, cajas, cajitas para organizar nuestras cosas y así poderlas encontrar cuando las necesitamos (de la misma forma que en otros sistema de correo utilizamos las carpetas). Pero imaginaros lo maravilloso que sería poder ponerle etiquetas a nuestra ropa (tipo “verano”, “invierno” “camisa”, “sin estrenar”,, “pantalón”, “amarillo”), y que al abrir el armario pudiéramos decirle al genio de la lámpara: “Sácame una camisa amarilla sin estrenar”... Bien, pues esto mismo lo podemos hacer con nuestros correos, gracias a las etiquetas.

Lo más sencillo es verlo con un ejemplo (cómo organizo yo mi buzón):

Yo tengo creadas varias etiquetas, en función de los temas de los correos que me suelen llegar (y enviar, porque la misma etiqueta la puedo usar tanto para correos enviados como recibidos).

Y así es cómo se ve mi bandeja de entrada:

De manera muy visual puedo ver los temas de los correos que tengo, y pinchando en la lista de etiquetas de la izquierda, los puedo recuperar.

Y aunque puedo etiquetar mis correos de manera manual, lo más rápido es utilizar filtros, para que según vayan entrando correos en mi buzón, estos se vayan etiquetando automáticamente.

Veamos cómo se hace eso.

Por ejemplo, quiero que todos los correos que me llegan avisando de que tengo un comentario en mi blog se etiqueten automáticamente y además, no me aparezcan en Recibidos.

Para ello, voy a crear un filtro

Lo primero, voy a localizar este tipo de correos. En todos ellos, en el asunto aparece, entre corchetes, el nombre de nuestro blog (en mi caso, aparece: “[A la búsqueda de Cosas Bonitas]”):

Así que filtraremos por esa frase.

Para crear un filtro, haremos una búsqueda avanzada:

Y en el formulario que aparece, escribo, en el campo “Asunto” , ese texto:

Es importante que pongamos los corchetes “[“ y “]”.

A continuación, hacemos click en el enlace “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda”, y nos aparecerá la siguiente pantalla:

Vamos a ver las opciones que nos interesan::

1) Omitir Recibidos (Archivarlo): marcaremos esta opción para no ver estos correos cuando pulsamos en “Recibidos” (ojo, archivar no quiere decir ni descargar en nuestro ordenador ni borrar: simplemente, es no verlos en la bandeja de entrada.

2) Aplicar la etiqueta: al pinchar en el botón “Elige una etiqueta”, nos aparece un desplegable:

Como es la primera vez, pulso en “Etiqueta nueva”, pero si ya tuviésemos creada la etiqueta que nos interesa, simplemente pincharíamos en ella:

Escribo el nombre de mi nueva etiqueta y pulso en el botón “Crear”.

Antes de pulsar el botón “Crear filtro”, tenemos que fijarnos en lo que pone a la derecha de este botón. Si marcamos la casillla, todos los correos que tenemos ya y que cumplen ese criterio (que en el asunto ponga el nombre de nuestro blog), también tendrán esa etiqueta. 

Así todos los correos que me lleguen de comentarios, tendrán la nueva etiqueta, y no los veré en Recibidos. Archivarlos o no es una decisión personal. A mí me gusta dejarlos en Recibidos hasta que los leo, y una vez leídos, ya los archivo.

Y de la misma forma que hemos creado un filtro por el asunto, lo podemos crear por la persona que nos escribe. Así, tendremos nuestra cuenta de correo organizada, y podremos obtener, con un solo click, todos los correos con comentarios de nuestro blog.

¡Espero haberos ayudado!

Luz

Mil gracias de nuevo, Luz.

Ya sabes que mi tarea pendiente es pasarme a Gmail, mucho mejor para organizar el correo y ser productivo que Hotmail, pero abrí mi cuenta cuando Gmail aún no existía y me ha acostumbrado/conformado... 

A ver si me pongo. 

Pero esto me va a ayudar seguro para el futuro y sobre todo, estoy segura de que ayudará a muchísimas personas de por aquí... 

Un beso enorme. A ti y a todas. 

Os veo el miércoles :)